Integritetspolicy

Vem som är ansvarig

Colleag.ai drivs av CargoBeacon AB, Norra Ösavägen 11A, 822 40 Alfta. Frågor om personuppgifter skickas till support@cargobeacon.com.

Vi har två roller. För kontouppgifter, användnings- och faktureringsunderlag, säkerhetsloggar och den publika webbplatsen är vi personuppgiftsansvariga. För kundinnehåll, alltså allt som er organisation och dess användare tar in i tjänsten eller skapar i den, är er organisation personuppgiftsansvarig och vi är personuppgiftsbiträde. Vi behandlar kundinnehåll bara enligt er organisations instruktioner: användarvillkoren, de inställningar era administratörer väljer och de förfrågningar era användare gör.

Vad vi behandlar

Vi behandlar följande kategorier av uppgifter.

• Kontouppgifter: namn, e-postadress, organisation, roll i organisationen, när ni senast använde tjänsten och den identifierare er identitetsleverantör tilldelar er. Vi lagrar aldrig lösenord. Inloggningen sköts av Microsoft Entra eller av er organisations egen identitetsleverantör.
• Kundinnehåll: de dokument, affärssystemdata och filer er organisation tar in; de frågor användarna ställer; de svar, källor och mellanresultat de digitala kollegorna tar fram; samt filer som bifogas en konversation, inklusive e-postbilagor som delas från Microsoft 365-appen.
• Kopplingsuppgifter: inloggningsuppgifter och tokens för de system er organisation väljer att koppla in, till exempel Microsoft 365, Git-värd, affärssystem, fraktbolag eller komponentdistributörer. De lagras krypterade.
• Användnings- och faktureringsunderlag: vilken användare som körde vilken förfrågan, när, hur många krediter den förbrukade och antalet tokens, samt fakturor och betalningsreferenser.
• Drift- och säkerhetsloggar: tidsstämplar, korrelations-id, felmeddelanden och e-postadress eller identifierare för den användare som gjorde en förfrågan, även förfrågningar som nekades. Vi lagrar inga IP-adresser i våra egna tabeller; vår driftleverantörs infrastrukturloggar kan innehålla dem.
• Åtkomstlogg för AI-verktyg: när ett AI-verktyg når er organisations kunskap via MCP-servern registrerar vi vem, vilket verktyg och vilken funktion som anropades, så att era administratörer kan granska det.
• Webbplatsbesök: den publika webbplatsen sätter inga analys- eller spårningscookies och vi använder ingen analystjänst. Se cookiepolicyn.

Varför, och med vilken rättslig grund

Vi använder uppgifterna för dessa ändamål.

• För att tillhandahålla tjänsten och fullgöra vårt avtal med er organisation (avtal).
• För att hålla tjänsten säker, upptäcka missbruk och utreda incidenter (vårt berättigade intresse av att skydda tjänsten och dess kunder).
• För att fakturera, bokföra och uppfylla andra rättsliga skyldigheter (rättslig förpliktelse).
• För att informera er om ändringar i tjänsten, i dessa dokument och om säkerhetsfrågor som rör er (avtal och berättigat intresse). Vi skickar ingen marknadsföring till användare som inte bett om den.
• Kundinnehåll behandlas enbart enligt er organisations instruktioner. Er organisation avgör själv den rättsliga grunden för det innehåll den tar in.

Hur de digitala kollegorna använder ert innehåll

De digitala kollegorna läser er organisations dokument och inkopplade system för att besvara de frågor användarna ställer, och de anger sina källor. Kundinnehåll används bara för att tillhandahålla tjänsten till er organisation. Vi använder det inte för att träna AI-modeller, vi säljer det inte och vi visar det aldrig för en annan kund.

Vissa åtgärder skriver. En kollega kan förbereda en commit som en person godkänner, infoga text i det dokument eller mail en användare har öppet, förbereda ett utkast i en användares Outlook när Microsoft 365-kopplingen är på, eller registrera en post i ett register som en användare bekräftar i chatten. Varje sådan åtgärd begärs av en användare i er organisation och bekräftas av en person innan den får effekt.

Er organisations administratörer bestämmer vilka funktioner som är på: Microsoft 365-appen, åtkomst för AI-verktyg via MCP-servern, arbetsroller som begränsar vad varje person ser, inkopplade system och kollegornas autonominivå. Kodkörning av kollegorna är av som standard och förblir av tills en administratör slår på den.

Var data lagras och hur vi skyddar den

Den hostade tjänsten körs på Microsoft Azure i regionen Sweden Central. Databaser, filer, loggar och krypteringsnycklar stannar i den regionen. Kunddokument lagras som vanliga Markdown- och YAML-filer i privata Git-repositorier hos GitHub, i den GitHub-organisation er organisation kopplar in eller i en som vi administrerar för er räkning.

Säkerhet är inbyggd i tjänsten, inte tillagd i efterhand. Detta är de åtgärder vi tillämpar idag.

• Identitet: inloggningen är delegerad till Microsoft Entra eller till er organisations egen identitetsleverantör, med authorization code flow och PKCE. Vi lagrar inga lösenord. Multifaktorautentisering och villkorlig åtkomst ställs in hos identitetsleverantören, så en organisation med egen leverantör behåller full kontroll över sin inloggningspolicy.
• Behörighet: varje API-anrop kontrolleras mot en rollmodell med fem nivåer, från läsare till ägare. Varje förfrågan är avgränsad till en organisation, och en automatisk kontroll vid varje kodändring verifierar att varje databasfråga filtrerar på organisation. Konversationer syns bara för den användare som haft dem.
• Kryptering: all trafik går över TLS, och webbläsare instrueras att enbart använda HTTPS (HSTS). Data i vila krypteras av Azure. Inloggningsuppgifter och tokens för inkopplade system krypteras en gång till på applikationsnivå med en nyckel som förvaras i Azure Key Vault, och tjänsten vägrar starta utan den nyckeln. Plattformshemligheter når tjänsten som Key Vault-referenser via hanterade identiteter, aldrig som filer i koden.
• Spårbarhet: dokumenten ligger i Git, så varje ändring har en upphovsperson, en tidpunkt och en diff. Godkännanden, AI-åtgärder och AI-verktygens åtkomst loggas i tjänsten, där era administratörer kan granska dem.
• Motståndskraft: produktionsdatabasen säkerhetskopieras kontinuerligt, med 35 dagars geo-redundanta säkerhetskopior. Arbetskopior återskapas från Git när en tjänst startar om, så repositorierna förblir sanningskällan.
• Minsta möjliga data: inga analys- eller reklamspårare, inga IP-adresser i våra egna tabeller, och intressentportalen, Teams-boten och MCP-servern svarar bara inom den organisation användaren tillhör.
• Process: ändringar når produktion via pull requests och en automatisk testsvit som innehåller kontrollerna av isoleringen mellan organisationer. Säkerhetsfynd följs upp tillsammans med sina åtgärder.

Om något går fel

Inget system är helt säkert. Får vi kännedom om en personuppgiftsincident som berör er organisation informerar vi den utan onödigt dröjsmål, med det vi vet vid tillfället och vad vi gör åt det, så att den kan uppfylla sina egna skyldigheter. Organisationer med högre krav kan använda sin egen identitetsleverantör, eller köra Colleag i sin egen Azure-tenant eller på egna servrar.

Vilka andra som behandlar data

För den hostade tjänsten använder vi dessa underbiträden. Vart och ett är bundet av biträdesvillkor.

• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd), regionen Sweden Central: drift, databas, fillagring, Key Vault, loggar, utgående e-post via Azure Communication Services samt Azure OpenAI i samma region för sökinbäddningar. Microsoft använder inte dessa data för att träna modeller.
• Microsoft Entra: inloggning till den hostade tjänsten.
• GitHub, Inc.: privata Git-repositorier för kunddokument.
• Anthropic, PBC (USA): Claude-modellerna som tar fram svaren. Det innehåll som behövs för att besvara en fråga skickas till Anthropics API enligt deras kommersiella villkor, som förbjuder träning på kunddata. Överföringen bygger på EU:s standardavtalsklausuler i Anthropics personuppgiftsbiträdesavtal. Anthropic behåller indata och utdata bara under den begränsade tid deras publicerade policy anger, för att motverka missbruk.
• Brave Software, Inc. (USA): webbsökning när en kollega söker på webben. Bara sökfrågan skickas.
• Stripe: kortbetalningar och fakturering där kortbetalning används. Stripe är självständigt personuppgiftsansvarig för de betaluppgifter de samlar in; vi ser aldrig kortnummer.

System som er organisation kopplar in

Er organisation kan koppla in fler system: Microsoft 365 (läsa och utkasta mail med de behörigheter som visas vid samtycket), Git-värd, affärssystem, fraktbolag, komponentdistributörer och sårbarhetsdatabaser. När en kollega använder en sådan koppling flödar data till den leverantören enligt det avtal er organisation har med den. Dessa leverantörer är inte våra underbiträden: er organisation väljer dem och kan koppla bort dem när som helst. Detsamma gäller AI-verktyg som er organisation låter nå dess kunskap via MCP-servern, och en personlig Anthropic-prenumeration som en användare väljer att koppla in: de körs enligt användarens eller organisationens eget avtal med den leverantören.

Microsoft Teams och Microsoft 365-appen

I Teams når ett meddelande Colleag bara när boten nämns, och det passerar Microsofts Bot Framework. I Microsoft 365-appen skickas det öppna mailet eller dokumentet och dess läsbara bilagor till Colleag bara när användaren skickar en fråga. Bilagor är förvalda och kan väljas bort innan frågan skickas. Inget lagras från panelen utöver själva konversationen. Organisationens administratörer kan stänga av appen för sin organisation.

Andra driftsformer

Colleag kan också köras i kundens egen Azure-tenant eller på kundens egna servrar. Avsnitten om drift, säkerhetskopior och underbiträden ersätts då av kundens egen miljö och de AI-leverantörer kunden konfigurerar, och kunden ansvarar för dem.

Lagringstid och radering

Kundinnehåll, konversationer och kopplingsuppgifter sparas så länge er organisation använder tjänsten. Användare kan radera sina egna konversationer, och administratörer kan återställa en organisations arbetsyta. När avtalet har upphört raderar vi organisationens data på skriftlig begäran: repositorier, databasrader, sökindex, bilagor och krypterade inloggningsuppgifter. Säkerhetskopiorna löper ut 35 dagar därefter.

Driftloggar sparas i 30 dagar och åtkomstloggen för AI-verktyg i 180 dagar. Användnings- och faktureringsunderlag sparas så länge bokföringslagen kräver, för närvarande sju år.

Varje dokument är en vanlig fil i Git som er organisation kan ta med sig: via Inställningar → Your Data när repositorierna ligger i er egen GitHub-organisation, annars som en komplett export från oss på begäran.

Era rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen har ni rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning av behandling och dataportabilitet, samt rätt att invända mot behandling som bygger på berättigat intresse. Gäller det kundinnehåll, kontakta först er organisation, som är personuppgiftsansvarig; vi hjälper den att svara er.

För att utöva en rättighet gentemot oss, skriv till support@cargobeacon.com. Ni kan också klaga hos tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Ändringar

När policyn eller listan över underbiträden ändras publiceras den nya versionen på den här sidan med nytt datum. En organisation med ett separat personuppgiftsbiträdesavtal informeras så som det avtalet anger.